في خاتمة محضر الجلسة يكتب - التعليم

في خاتمة محضر الجلسة يكتب حيث يُعتبر أحد أهم المهارات الأساسية التي تتطلبها الوظائف، فهو يتمثل بمجموعة من الملاحظات التي يتم تسجيلها أثناء الاجتماع، بحيث يتم من خلالها تسليط الضوء على القضايا الرئيسية التي تمت مناقشتها، ووضع الاقتراحات المناسبة والتصويت عليها، ومن أهمية هذا المقال يقدم موقع المرجع من خلال سطوره التالية تعريفًا كاملًا بكافة المعلومات الخاصة بمحضر الاجتماع، كما سيتم بيان أهم الأمور والنصائح الواجب معرفتها عند كتابة المحضر بشكل صحيح.

محضر الاجتماع

وهو عبارة عن ملاحظات يتم تدوينها من المناقشات والقرارات التي يتم اتخاذها أثناء الاجتماعات سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية، حيث يتم تدوين ملاحظات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها في المستقبل، كما يحتوي محضر الاجتماع على عدد من البنود المهمة التي ينبغي تسجيلها ومن أهمها تاريخ ووقت عقد الاجتماع، وأسماء الحضور والغائبين، وقبول أو تعديل محضر الاجتماع السابق، بالإضافة إلى معرفة القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال كالأنشطة المضطلع بها أو المتفق عليها وغيرها.[1]

في خاتمة محضر الجلسة يكتب

إنّ كَتابة المَحضَر هو أحَد أهمّ المَهارات التي ينبغي أنْ يَمتلِكُها كلّ موظف، فهو يتمثل بسجلّ يتم من خلاله تَسجِيل أهمّ النّقاط التي تمّ مناقَشَتِها خلال الاجتمَاع سواء بالصوت والصورة، أو تسجيل صوتي، أو كتابة فورية، حيث يتم كتابة الملاحظات بصيغة الماضي وتوقيعها، كما أنّ هناك عدة أمور مهمة يتم كتابتها في نهاية المحضر حيث تتضمن كل من وقت الانتهاء، وتوقيع الحضور، بالإضافة إلى تحديد وقت الاجتماع القادم، حيث من هنا نستنتج إنّ الإجابة الصحيحة للسؤال المطروح هي كالآتي:[2]

• تحديد وقت الانتهاء.
• توقيع الحضور.
• تحديد وقت الاجتماع القادم.

شاهد أيضًا: ما الفرق بين المحضر والتقرير

الخطوات المتبعة في كتابة المحضر

إنّ إنشاء سجل دقيق لما حدث خلال المناقشة في الاجتماع هو مِن أهمّ الأُمُور التي يَنبَغِي الاهتِمَام بها أثناء الاجتماعات المُنعَقِدَة في المُؤسّسات أو الشّركات، كما يرتكز هذا السجل على خمس مراحل رئيسية وهي على النحو الآتي:[3]

• مرحلة ما قبل التخطيط.
• مرحلة التسجيل.
• مرحلة كتابة المحضر.
• مرحلة مشاركة محضر الاجتماع.
• مرحلة حفظ المحضر للرجوع إليها في المستقبل.

الأمور التي ينبغي مراعاتها عند كتابة المحضر

هناك بعض من الأمور والنصائح المهمة الني ينبغي الالتزام بها عند كتابة مَحضَر الاجتماع، وتتمثل على النحو الآتي:[4]

• كتابة عدد وأسماء الأعضاء الحضور .
• إبلاغ الأعضاء الغائبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
• كتابة النقاط الرئيسة، والنتائج والتوصيات التي وردت بالاجتماع.
• الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع لتسجيل القرارات.
• وضع اسم وتوقيع المُعد لمحضر الاجتماع.
• كتابة محضر الاجتماع كاملًا بصيغة الماضي والاهتمام بتوقيعه إذا كان رسميًا.
• المحافظة على سلامة المحضر أو السجل لغويًا وإملائيًا، وعدم الإكثار من كتابة الآراء الشخصية.

شاهد أيضًا: اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته واختمه بتوصيات مناسبة لموضوع الاجتماع